Listas de correo
Las listas de correo electrónico son un servicio que permite la distribución de mensajes entre múltiples usuarios de forma simultánea, es decir, cuando mandamos un correo a la dirección de la lista (por ejemplo xxx@yyy.zzz) este llega simultáneamente a todas las personas inscritas en ella.
Pero una lista de correo no es solo un atajo para mandar mails a mucha gente. Aquí detallaremos algunos de sus matices para sacarles más partido del habitual.
¿Qué tipo de lista de correo quiero?
Lo más importante es preguntarse bien cual es el uso que queremos darle a nuestra lista. Veamos las distintas posibilidades:
1- ¿Publica o privada?
La mayoría de las listas tienen una «vista web» ya sea en forma de archivo o de foro (ejemplo), es decir, hay una página desde la cual se pueden ver el contenido de los mails sin necesidad de hacerlo desde tu correo personal.
Por defecto este archivo o foro es privado (solo puede acceder a él las personas que están dentro de la lista) pero quizá nos interese que sea publico ya que:
- actuara como reclamo, quien lo vea puede decidir adherirse a la lista
- la gente interesada en el tema puede llegar fortuitamente a nuestra lista cuando este buscando información en internet
- sera más fácil compartir la información pues cada mail tendrá un enlace publico que podemos difundir, por ejemplo, en redes sociales
- no hará falta reenviar o volver a adjuntar algo, puedes linkar el mail donde lo hiciste la primera vez
- evita falsas sensaciones de privacidad (ninguna lista es completamente cerrada, es mejor ser conscientes de que es publica y evitar deslices)
Por otro lado hay que recordar que en estas vistas publicas se ofuscan automáticamente las direcciones de correo y además los usuarios pueden cambiar libremente los nombres con los que aparecen. Es decir, no hay peligro de que si alguien busca el correo o el nombre de una persona en internet le salga algún contenido de nuestra lista.
2- ¿Abierta o cerrada?
Por lo general a una lista de correo se accede de dos maneras:
- el administrador invita al usuario X y este acepta la invitación
- el usuario X solicita entrar en la lista y el administrador acepta la solicitud
Pero también se puede abrir la lista para que las personas se puedan dar de alta a voluntad. Esto nos puede interesar porque:
- Libera al administrador de una tarea
- Ofrecemos mucha menos resistencia a que nuevas personas se unan
- Si nuestra lista es pública, la gente que llegue a ella fortuitamente puede darse de alta con la misma facilidad aunque no sepa quien la administra
Además si nuestra lista es xxxx@yyyy.zzz cualquier persona que escriba un mail a xxxx+subscribe@yyyy.zzz se inscribirá automáticamente, sin intermediarios. Esto nos evita los engorrosos problemas de invitaciones que se pierden en la bandeja de spam.
3- ¿Más abierta aun? ¿con o sin moderación?
Por lo general se entiende que una lista puede ser:
- de difusión, solo escribe uno y el resto recibe los mails
- de debate, todos los integrantes de la lista pueden escribir
Pero se suele olvidar la tercera opción: que también puedan escribir personas ajenas a la lista de correo.
¿Por que nos puede interesar esto? He aquí algunos posibles motivos:
- Poder dar la dirección de la lista como contacto de, por ejemplo, un grupo de trabajo
- Evitar que alguien con problemas a la hora de añadirse a la lista tenga que esperar para usarla
- Evitar tener que inscribirte en la lista para hacer un uso meramente puntual de ella
- Si la lista además es publica ya no hay excusas, aunque no quieras inscribirte puedes participar en ella tanto para leer como para escribir
El problema que se nos presenta es que se nos llene la lista de spam pero debemos tener en cuenta que se puede configurar la lista para que esos mails externos pasen primero por la aprobación de los administradores y en tal caso se puede ir marcando a los remitentes seguros para que no nos vuelva a pedir aprobación para ellos. Esto aligerara progresivamente la tarea.
Aun así esto solo es una precaución y quizá sea más practico configurar la lista para que simplemente entre todo sin necesidad de aprobación previa (nos evitamos una tarea) y si finalmente da problemas podemos a posterior restringir la entradas de correo como se describe en el párrafo anterior.
4- ¿Efímera o de largo recorrido?
Si eres el único propietario o administrador del grupo más vale que tu lista sea de usar o tirar o vayas a estar ahí siempre para cualquier incidencia que pueda surgir.
Por favor, valora muy bien este punto. Nuestra recomendación es que asignes el rol de administrador o propietario a otros usuarios lo antes posible para evitar ser indispensable.
En concreto si tu lista es para un grupo de trabajo de esta asamblea comparte la administración con comunicacion.austrias@gmail.com. No es tarea de esta comisión la administración diaria de la lista, pero si surgen algún problema (se pierden las contraseñas, el administrador titular se muda, un usuario no consigue darse de alta, etc.) podremos solventarlos.
Ahora que ya se que tipo de lista quiero ¿Cómo la configuro?
Hay muchos servicios que ofrecen listas de correo y la mayoría son muy similares así que en este manual solo analizaremos la configuración de las listas de googlegroups.
Por sentido practico supondremos que ya conoces como crear una lista en googlegroups y lo único que te hace falta es saber como cambiar la configuración por defecto.
1- El panel web de googlegroups
El panel web de una lista googlegroups se encuentra en https://groups.google.com/forum/?fromgroups#!forum/XXXX donde XXXX es el nombre del grupo.
Por ejemplo, el panel de la lista info-15m@googlegroups.com es https://groups.google.com/forum/?fromgroups#!forum/info-15m
A partir de aquí sobreentendemos que te encuentras identificado con tu cuenta google (la misma con la que creaste el grupo) y en el panel de tu googlegroups.
Desde este panel podrás navegar manualmente a todas las ventanas de configuración que vamos a detallar pero por si te es más sencillo también te daremos la url que lleva directamente a esa ventana, ¿ok? para que la teclees en la barra de direcciones y listo.
Ahora bien, todas las urls empiezan con «https://groups.google.com/forum/?fromgroups#!» y llevan integrado el nombre del grupo en cuestión, el cual para generalizar sustituiremos por XXXX.
Es decir, cuando en el manual digamos «Ve al listado de usuarios [ managemembers/XXXX/members/active ]» si tu grupo se llama info-15 la url al la que tienes que ir es https://groups.google.com/forum/?fromgroups#!managemembers/info-15m/members/active
2- Hacer una lista publica y abierta
En el menú de la derecha despliega el epígrafe «Permisos» y pulsa en el item «Permisos básicos» [ groupsettings/XXXX/basic ].
Selecciona en «Ver temas» la opción «Cualquier usuario» para hacerla publica.
Selecciona en «Unirse al grupo» la opción «Cualquier usuario» para hacerla abierta.
Selecciona en «Publicar» la opción «Cualquier usuario» para abrirla del todo.
3- Modular la moderación
En el menú de la derecha despliega el epígrafe «Configuración» y pulsa en el item «Moderación» [ groupsettings/XXXX/moderation ].
Si nuestra lista es abierta del todo y queremos ser precavidos con lo que se manda desde el exterior selecciona en «Moderar mensajes» la opción «Moderar los mensajes de personas que no sean miembros del grupo».
Si queremos simplificar la tarea de rechazar el spam selecciona en la opción «Mensajes de spam» la opción «Rechazarlos inmediatamente».
Y finalmente, es recomendable marcar la opción «Notificar al autor cuando el moderador rechace su entrada» y rellenar un texto explicativo para que aquellas personas cuyos mails sean rechazados erroneamente se les de alguna alternativa, como por ejemplo que se inscriban en el grupo.
4- Hacer administradores o propietarios a otros usuarios
En el menú de la derecha despliega el epígrafe «Miembros» y pulsa en el ítem «Todos los miembros» [ managemembers/XXXX/members/active ].
Selecciona el miembro en cuestión y en la botonera que se encuentra sobre el listado haz click en «Acciones», después en la opción «Añadir a la función» y finalmente en «Propietario» o «Responsable»
Si estas creando una lista para un grupo de trabajo de esta asamblea y quieres añadirá a comunicacion.austrias@gmail.com como propietario no hace falta que esperes a que nos unamos a la lista. Haz lo siguiente:
En el menú de la derecha despliega el epígrafe «Miembros» y pulsa en el item «Añadir miembros directamente» [ managemembers/XXXX/add ].
Escribe comunicacion.austrias@gmail.com en el cuadro destinado a ello y marca en la opción «Sin correo electrónico: participar solo a través de la Web». Finalmente pulsa en el botón Añadir, y ya puedes ir al listado de miembros a buscarnos para hacernos propietarios.
5- Proteger la privacidad de los usuarios
En en el menú de la derecha despliega el epígrafe «Configuración» y pulsa en el ítem «Identidad» [ groupsettings/XXX/profiles ].
Selecciona «Mostrar solo el nombre» en la opción «Formularios requeridos de identidad»
Con esto los usuarios podrán definir un nombre de usuario distinto al de sus perfiles o cuentas de correo de manera que eviten que si alguien busca su nombre completo en google salgan los mails que escribieron en esta lista.
Este dato puede ser reeditado a posteriori, tanto por usuarios nuevos como antiguos, solo tienen que entrar en el panel del grupo [ forum/XXXX ] y pulsar en el botón «Mis ajustes del grupo» para reescribir el campo «Mi nombre publico».
6- Firma del grupo
La mayoría de los usuarios solo conoce el grupo a través de los mails así que la mejor forma para que nadie se quede sin conocer alguno de los datos básicos anteriormente mencionados es configurar la firma del grupo.
En el menú de la derecha despliega el epígrafe «Configuración» y pulsa en el item «Opciones de correo electrónico» [ groupsettings/XXXX/email ].
Marca las opciones «Display how to unsubscribe from this group by email» y «Mostrar URL de la página web del grupo de XXXX» o añade una firma manual marcando «Añadir texto de pie de página personalizado», pero no se te olvide poner al menos estos dos datos: como darse de baja y como acceder al panel web. Además si el grupo es público añade una linea que diga «Este grupo es publico, no escribas datos personales como números de teléfono» o algo así.
También puedes editar el mensaje de bienvenida para recordar a tus usuarios que a al hora de inscribirse no usen su nombre completo, tal como se detallo en el apartado anterior.
Y mucho más…
Navega sin miedo por las demás opciones, toquetealo todo, no vas a romper nada y todo es reversible. La primera lista de correo se creo en 1975 así que si, esta todo inventado, si te falta una opción es que no la has buscado, tiene que estar fijo 😉
