Detalles técnicos del correo

 

Este manual esta pensado para una persona que se haya decidido a ayudarnos con la gestión del correo comunicacion.austrias@gmail.com

Si tu eres esa persona lo primero es: ¡Muchas gracias! ¡No sabes cuanto te necesitábamos!
Y lo segundo es: Abre el correo de Austrias y tenlo al lado para ir probando lo que vas a leer aquí 😉

Conceptos básicos

Según tu nivel de experiencia algunos de estos apartados te sobraran así que saltatelos en función de tus necesidades.

1- Las etiquetas no son carpetas

En la columna de la izquierda veras un menú vertical con las opciones típicas de “Recibidos”, “Destacados” y “Enviados” más otras que hemos definido nosotros (“apm-com”, “Austrias”, etc). Esto son etiquetas, no carpetas.

¿No es lo mismo? No. A veces la gente se lía con esto porque solo ha usado correos con carpetas (o con etiquetas pero que a efectos prácticos funcionaban como carpetas) y cuando navega por el menú y se encuentra varias veces el mismo mail flipa, piensa que se pierden las cosas o que se duplican y que es un descontrol.

Para estas situaciones la respuesta siempre es la misma: Esto ya lo has hecho mil veces antes, no es ninguna complicación para ti, solo crees que es más difícil o distinto porque esta vez es dentro de una pantalla.

Situemosnos: Es 1950, el papel sigue de moda y lo más parecido a un ordenador personal es la Curta. Te acaba de llegar una carta de tu amigo Bartolo comentándote que esta muy contento porque este año se ha independizado la India y también se ha realizado el primer trasplante renal con éxito.

Tras leer la carta, como eres una persona muy organizada, te dispones a guardarla con las demás cartas. ¿Como?

a) Si lo haces en una archivador dividido por carpetas temáticas meterás la carta en la que más se adapte al contenido del mensaje. La carta solo puede estar en una carpeta a la vez, así que elegirás la que te parezca más relevante en ese momento, por ejemplo la carpeta “política”. Lo malo es que cuando pase el tiempo y no te acuerdes bien si vas a buscar aquella carta sobre trasplantes renales iras a mirar en la carpeta “salud”, donde no esta.

b) Si lo haces mediante etiquetas (por ejemplo de colores) le pegaras la etiqueta de “política” (roja) y la de “salud” (azul) y el día de mañana, ya busques cartas sobre salud o sobre política, encontraras el dato en cuestión. Además podrás buscar también por varios criterios a la vez. ¿Te acuerdas que la carta en cuestión hablaba de política y también de salud? Pues buscas una con los dos colores, obviamente serán menos.

Bien, volvamos a la actualidad, estamos otra vez en el correo y cuando naveguemos por el menú de la columna de la izquierda lo que hacemos con cada click no es entrar en ninguna carpeta, si no buscar los mails que tienen la etiqueta que en la que acabamos de pulsar.

Por la misma lógica  independientemente de desde donde  (o a través de que búsqueda)  estemos viendo un mail, ese correo tiene puesta una “pegatina” (a veces coloreada) por cada etiqueta que le corresponde.

De hecho, algunas etiquetas no esta ni en el menú ya que la idea no es buscar por ellas, si no que cuando estemos trabajando y las veamos en algunos mails si y en otros no tengamos información adicional sobre esos correos incluso antes de abrirlos. Se vera con más detalle adelante.

2- Listas de correo y grupos de contactos (tampoco son lo mismo)

La idea primaria y subyacente es enviar un correo a varios destinatarios sin tener que estar escribiéndolos uno a uno, pero la implementación de como llevarlo a cabo difiere.

Un grupo es una colección de contactos de tu agenda. Tu escriben en “destinatarios” el nombre de un grupo (por ejemplo “xxxx”) y automáticamente gmail lo sustituye por todas y cada una de las direcciones de correo individuales que están en ese grupo. Es un atajo para que teclees menos, pero a efectos prácticos es como haber añadido los destinatarios a mano.

Mientras que una lista de correo es una dirección en si misma. Tu mandas un mail a la lista de correo xxxx@yyyy.zzz y de ahí sale disparado a un montón de personas que están apuntadas a esa lista. A parte de esto una lista tiene muchos más matices y utilidades pero tratarlo ahora seria extendernos demasiado.

3- Filtros

¿Este mail cumple la condición X? ¿Si?, pues entonces hago Z con él, ¿No? Pues entonces no hago nada. Eso es un filtro y podemos tener tantos como queramos.

Cada vez que un mail llega a nuestra cuenta de correo le somete automáticamente a todos y cada uno de los filtros que tengamos definidos y se le aplica todas y cada una de las consecuencias derivadas de los filtros que si cumpla.

Esto es lo que hace que cuando nosotros lleguemos a nuestra cuenta de correo algunos mails ya estén etiquetados, coloreados, destacado o incluso eliminados (entre otras muchas opciones).

De hecho, de todas las etiquetas que usamos solo una de ellas es para que nosotros etiquetemos a mano, todas las demás son para que se pongan sólitas a través de los filtros. Más adelante se detallara.

Las herramientas

Veamos ahora como tenemos configurada la cuenta y para que esta así.

1- Grupos y listas de correo

Usamos dos listas de correo: apm-comunicacion@listas.tomalosbarrios.net e info-15m@googlegroups.com

La primera de ellas es una lista donde esta incluida la comisión de comunicación de cada una de las asambleas de pueblos y barrios de Madrid y participar en ella implica que:

  • podemos comunicarnos con las demás asambleas fácilmente
  • podemos confiar que todo mail que llegue por ahí es realmente de una asamblea
  • todos los días va a llegar algo al correo, te lo juro 😛

La otra es una que administramos desde esta comisión de comunicación y a la que se puede apuntar libremente cualquier persona. La usamos para comunicarnos directamente con el grueso de los participantes o simpatizantes de nuestra asamblea. Esta lista es:

  • Abierta: la gente se puede dar de alta y de baja a voluntad
  • Publica: estés o no estén en la lista cualquiera puede ver el contenido aquí
  • Moderada: solo se puede enviar mails desde comunicacion.austrias@gmail.com

Esto significa que:

  • No es para conversaciones ni debates
  • La gente se largara si les saturas
  • Si alguien responde solo lo hará a nosotros, no al resto de la lista
  • Nada de poner datos personales, los mails salen en google

Con el último punto nos referimos a cosas como poner números de teléfono personales o nombres completos (con apellidos) de personas que, por ejemplo, amablemente se han ofrecido a hacer de contacto para una quedada pero que no les haría ninguna gracia que alguien de su trabajo busque su nombre o móvil en internet y vea a que se dedica en su tiempo libre.

Para estas cosas, lo ideal es dar como contacto su dirección de correo electrónico ya que son automáticamente ofuscadas en la vista web de la lista, es decir, nadie la va a poder rastrear. No obstante, solo por educación, preguntaremos si no le importa que demos como contacto su mail.

Por otro lado los grupos que más usamos son:

  • df-medios es una colección de contactos en periódicos, blogs, comisiones de información o difusión, etc. No esta debidamente actualizado y cuando mandes algo ahí (eventos) te rebotaran errores a patadas, ignóralos.
  • ap-centro son direcciones de las asambleas vecinas  (Lavapies, Malasaña, Chueca, Letras y Arganzuela).
  • comcom son las direcciones de las personas que están en la comisión de comunicación, úsalo para coordinarnos. Tampoco esta debidamente actualizado, hay más gente de la que realmente esta.

Los demás grupos son realmente más para organizar la agenda que para enviar cosas así que con esto tienes suficiente 🙂

2- Las etiquetas

Las utilizamos para clasificar el correo con dos funciones principales:

  • separar el grano de la paja
  • adelantar información

Y es que todas las etiquetas (a excepción de una) se ponen solas (a través de filtros automáticos). Repito, no son para que nosotros perdamos tiempo en catalogar los mails como si fuéramos bibliotecarios. Por eso decimos que adelantan información, aun no hemos ni abierto el mail y la etiqueta ya nos esta diciendo algo.

Las etiquetas mas relevantes son:

  • apm-com: Mails que vienen de la lista apm-comunicacion@listas.tomalosbarrios.net, es decir, nos avisa de que se trata de una asamblea de Madrid.
  • Austrias: Mails que vienen de comisiones o participantes habituales de la asamblea, es decir, nos avisa de que probablemente tenga que ver con asuntos internos.
  • CT (de “centro”): Mails que vienen de las asambleas vecinas (Lavapies, Malasaña, Chueca, Letras y Arganzuela), es decir, nos avisa de que nos pilla cerca.

Ahora bien ¿Conoces la expresión “son todos los que están, pero no están todos los que son”? Con las etiquetas pasa lo mismo, al ser automáticas no son perfectas.

No todos los mails que la inteligencia humana catalogaría con X etiqueta son capaces de ser detectados por los filtros automatizados que usamos. Y repito, la idea no es que te líes a subsanarlo a mano etiquetando mails por tu cuenta, dichas etiquetas son una ayuda previa a la lectura del mail, después de ver su contenido ya no las necesitas.

A parte también usamos las denominadas “etiquetas inteligentes” para separar el grano de la paja. Estas etiquetas no las configuramos nosotros si no que las da GMail ya hechas y son:

  • Foros: Lo que google cree que viene de envíos masivos pero que no son exactamente spam
  • Promociones: Entre “Foros” y “Spam” más o menos
  • Notificaciones: Los mails que nos suelen enviar las redes sociales para avisarnos de algo
  • Actualizaciones: Prácticamente un subgrupo de “Notificaciones”

¿Por qué no borramos estas cosas directamente en vez de tenerlas ahí? Porque como se ha dicho los filtros no son perfectos, así que si estas esperando un mail y no llega mira ahí. Además si le cambiamos la contraseña a alguna de nuestras redes sociales (por ejemplo) la notificación llegara a… ¿Notificaciones? Exacto.

Y por último pero no menos importante la única etiqueta que si usamos manualmente (es decir, que la ponemos y quitamos nosotros según nuestras necesidades): Pendiente

Esta etiqueta la usamos para marcar aquellos mails que por alguna razón queremos tener localizados, cosas como conversaciones aun en curso, algo que tengo que mirar luego, un envió sobre el que habra que insistir si no me contestan en X tiempo, etc

Nota: Hay otras tres etiquetas automáticas (DF de ‘este mail pide difusión’, EV de ‘este mail es de un evento con fecha determinada’, y 24H de ‘imprevisto y urgente, si lo ves hoy guay, si no mejor bórralo, llegas tarde’) pero se calculan en base a unos protocolos que casi nadie usa, muy pocas veces te toparas con ellas.

3- Enlaces rápidos: PENDIENTES

En la parte baja del menú hay una sección llamada “Enlaces rápidos” en la cual solo tenemos uno denominado “PENDIENTES”. ¿Qué es lo que hace? Una simple búsqueda. ¿Y? Primero veamos de donde viene la necesidad de tener esto.

Con los filtros y etiquetas descritos anteriormente hemos separado el grano de la paja y por lo tanto ya no todos los mails están en el mismo sitio. Por ejemplo, los mails etiquetados como “apm-com” o “Foros” han sido quitados de “Recibidos” para aliviar un poco la bandeja de entrada.

Esto a algunas personas las desorienta ya que están acostumbradas a tomar la bandeja de entrada como referencia de lo que queda por despachar. De todos modos esta tampoco era la mejor manera de trabajar ya que normalmente los mails no se tratan en escrupuloso orden. Usualmente algunos mails se dejan sin leer para más tarde y empiezan a verse enterrados más allá de la primera página del correo.

Esto es especialmente problemático en una cuenta de correo gestionada por varias personas pues efectivamente es muy usual que dejemos algún mail sin leer porque le corresponde a otra persona tratarlo. ¿Cuando llegue esa persona donde estará ese mail? Uuufff, es más ¿cuantas veces nos hemos engañado a nosotros mismos para evitar alguna tarea o decisión dejando que ese mail problemático vaya bajando puestos en la cola hasta perderse en el abismo?

Para evitar esto tenemos el enlace PENDIENTES que nos saca en una sola ventana y del tirón todos aquellos mails que cumplen alguna de estas condiciones:

  • Tienen algún borrador asociado (estaba contestando o enviando algo pero no acabe)
  • Están en “Recibidos” o en “apm-com” o en “Foros” y además sin leer
  • Fueron etiquetados como “Pendiente”

Así vemos todo junto lo que realmente nos queda por hacer y según leamos mails, enviemos o descartemos los borradores o desetequitemos como Pendiente algo la lista ira decreciendo.

4- Respuestas estándar

El problema con los mails problemáticos recurrentes (valga la redundancia) es que si pasa tan a menudo:

  • sera que no es obvio, ergo tendrás que dar una respuesta argumentada y detallada si quieres calar en el remitente
  • te cansas de contestar todo el rato lo mismo y más siendo una respuesta larga así que al final pasas

Para evitar esto tenemos las respuestas estándar. La millonésima vez que contestes algo lo harás igual de bien que la primera vez, o incluso mejor porque vamos refinando las respuestas.

Ejemplo practico: Es increíblemente común que nos llegue para difundir un mail con un texto gigantesco y repleto de adjuntos.

¿Qué pasa si quiero difundirlo en una newsletter? ¿Qué hago? ¿newsletters gigantes o reenvió el mail tal cual como llego? Esto es muy injusto, mientras que el remitente que se lo ha currado, que sintetizo su información y colgó en una web el grueso de su contenido de manera que para nosotros es fácil dedicarle una linea o dos en nuestra newsletter y añadir el clásico “Más info en: http://ejemplo.com” le toca irse al listado con los demás, el remitente que hace todo lo contrario va a tener un mail para el sólito.

Pero además quizá ese día ya hemos enviado muchos mails y no queremos saturar más o quizá el contenido nos gusta tanto que queremos moverlo más allá de un simple mail. ¿Qué es lo ideal para esos casos? Compartir un enlace en las redes sociales. ¿Pero como enlazo un adjunto de un mail o un texto enorme en el cuerpo del correo? ¿Lo subo a una web? No siempre vamos a tener tiempo y además con eso generamos duplicados, si el remitente original hace alguna corrección nos vernos en la obligación de repetir la operación y aun así seguro que hay perdidas por el camino.

Bueno, que no cunda el pánico, coge ese mail problemático, dale a responder y a la misma altura de donde pone “Añadir Cc”, “Añadir Cco”, etc a la derecha veras “Respuestas estándar”, haz click y en el desplegable, bajo el epígrafe “Insertar” dale a “[RP] Redifusión”… ¡¡¡¡TACHAAAAN!!!! Ya tienes una completa, detallada y sencilla respuesta para convencerle de las increíbles ventajas que tendría si nos enviara las cosas de otra manera.

¿No es eso un poco diabólico? No, lo que seria diabólico seria responderle mal por falta de tiempo, redifundilo mal por falta de ganas o decir ‘luego lo hago’ cuando 9 de cada 10 veces esos significa que el mail se perderá en las profundidades de la bandeja de entrada.

Una línea más y ¡ya esta!

Espero que te sea útil 🙂

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