Correo electrónico

comunicacion.austrias@gmail.com es la cuenta de correo que gestiona la comisión de comunicación (en adelante comcom) y que sirve tanto a los propósitos internos de la asamblea como a su interacción con el exterior, en especial con las demás asambleas.

Las tareas principales son:

Responder dudas, peticiones, etc
Preguntar u obtener información
Poner en contacto a varias personas o colectivos (coordinación)
Difundir eventos, informaciones o contenidos de la asamblea

Y la regla de oro es hacerlo en el mínimo número de mails posibles, por ello nos exigimos:

Presentación clara y esquemática de lo que se quiere comunicar
Citar siempre a la fuente original de cada información para evitar ser intermediarios en lo sucesivo
Agrupar varias informaciones en forma de listado (en adelante newsletter)
Que el asunto del mail describa con exactitud el contenido
Ante la duda no reenviar nada

Para simplificar este manual solo hablaremos de los objetivos a conseguir y las necesidades a cubrir, es decir, ¿qué hacemos con cada mail?, y dejaremos los detalles técnicos (cómo esta configurado el correo, qué filtros automáticos tenemos, etc) y las buenas practicas (cómo facilitar la lectura, qué vicios evitar, etc) para más adelante.

Nota: Cuando mencionemos info-15M nos referimos a una lista de correo donde los integrantes y simpatizantes de la asamblea se han dado de alta voluntariamente para recibir información.

Correo entrante

Los mails que nos llegan son tratados en función de su contenido, remitente y objeto.

1- Llega un mail sobre una convocatoria, campaña, evento o similar

Si no conocemos el remitente o convocante debemos optar por alguna de las siguientes alternativas:

buscar información en internet
pedir más información al remitente
ignorar el mail

En caso contrario, o tras habernos informado debidamente, valoramos el contenido:

¿es algo que pueda interesar a nuestra asamblea? ¡Sí!
¿es algo en lo que pueda participar activamente la gente de nuestra asamblea? ¡Sí!
¿está demasiado lejos como para ir? ¡No!
¿sería duplicar esfuerzos en algo que ya estamos haciendo o podemos hacer en un ámbito más cercano? ¡No!
¿dará tiempo a que la mayoría de nuestros destinatarios lo lean antes de que sea tarde? ¡Sí!

Si el contenido supera este test lo redifundiremos por nuestra lista info-15M mediante una newsletter, es decir, esperaremos a tener más contenidos de este tipo para enviarlo todo junto y en un solo mail.

¿Cuando se envía esa newsletter? No hay plazo fijo. Simplemente, repito, esperamos lo suficiente como para juntar contenido y no estar continuamente reenviando mails según llegan.

Observa estos ejemplos reales de newsletter: uno – dos – tres – cuatro. La alternativa a este trabajo de síntesis, paciencia y organización habría sido reenviar tal cual los 20 mails originales terriblemente densos, con textos enormes, llenos de colorines, adjuntos, cabeceras anidadas, exhortaciones, exclamaciones, mayúsculas por doquier y demás festival tipográfico.

Si estas pensando «eso es mucho curro ¡no voy a poder hacerlo bien siempre y probablemente se me queden cosas fuera!» tienes toda la razón del mundo, nadie puede gestionar tanto mail, ni tu ni la gente que esta en info-15M. Así que hazlo lo mejor que puedas y lo que se quede fuera, mala suerte, pero jamas te líes a rebotar mails directamente a info-15M como si eso fuera el mal menor. Solo conseguirías aumentar y expandir el problema.

2- Llega un mail pidiendo información

Muestro trabajo no es informar, es conectar el punto A (quien pide la información) con el punto B (quien genera o mantiene la información). Es decir:

¿esta esa información en alguna web? Ponle un enlace a dicha página
¿gestiona esa información alguna comisión? Dale su dirección o lista de correo
¿tenemos alguna persona dedicada a ese tema? Contacta con esa persona y pregúntale si puedes dar su correo
¿no tenemos nada sobre ese tema? Anímale a plantearlo en la asamblea y/o redirígele a otro colectivo afín que le pueda ayudar
¿nos pide algo que puede hacer ella misma? Enséñale como, no se lo hagas tu

El objetivo es que con cada respuesta nos hagamos más prescindibles, hasta finalmente conseguir que no nos necesiten para nada. Si, es un objetivo utópico e inalcanzable, pero perseguirlo nos ayuda a brindar un servicio mejor y más completo.

3- Llega un mail proponiendo algo

Si lo que se propone es asistir o sumarse a alguna convocatoria, evento, campaña o similar entonces ya lo hemos visto en el primer apartado. En caso contrario puede tratarse de:

una persona quiere que la asamblea discuta un tema nuevo
un colectivo quiere la implicación de la asamblea en una linea de trabajo
una persona de la asamblea plantea como avanzar en algún tema ya tratado

Para el primer caso nos aseguraremos de si esa persona quiere incluir dicho tema en el próximo orden del día y si puede asistir. Tras esto le ofreceremos modificar el orden del día y difundirlo (vía info-15M) junto al material (en caso de haberlo) que aporte para su preparación.

Para el segundo caso, dependiendo del grado de afinidad del colectivo y la temática del asunto tenemos varias opciones:

Informar en el «varios» de la próxima asamblea para ver el interés de la gente
Difundir por info-15M una petición de voluntarios para que traten directamente con el remitente y nos informen en próximas asambleas
Ponerles en contacto con la comisión o personas de la asamblea que estén tratando temas similares

Para el tercer caso invocamos la máxima «quien la propone se la come» y le ayudamos a ponerse en contacto con quien haga falta o a difundir el mensaje que haga falta pero siempre explicitando a esa persona como contacto para que los interesados traten directamente con ella, se autogestionen y formen un grupo de trabajo llegado el caso 🙂

4- Llega un mail «interno»

Estos son los mails resultado del día a día de la asamblea:

alguien pasando la información que se le encargó buscar
la comisión X enviándonos el programa del próximo evento
la persona que tomó acta mandándonos la versión a limpio
etc

Cuando una persona de la comcom ve uno de estos mails, sabe para que es y además puede acometer la tarea lo hace directamente. En los casos que no sepamos como se hace la tarea pero si sepamos que es una tarea de la comcom que realiza otro compañero habrá dos opciones:

¿nuestro compa también entra en el correo? Entonces deja el mail como no leído y ya lo verá.
¿nuestro compa no entra en el correo? Entonces reenvíaselo tal cual a su correo personal.

El caso que nos queda es cuando efectivamente tiene pinta de que es una tarea para nosotros pero nos pilla con el pie cambiado, no te suena de qué va la cosa y te faltan datos. La solución es fácil: pregunta al remitente. Dile que te ponga al día y que no presuponga sabidas las cosas que probablemente habló con otro o se dijeron en una asamblea en la que quizás tú no estabas.

5- Llega un mail que no está claro para qué es

Tenemos dos opciones: ignorarlo directamente o preguntar al remitente hasta conseguir encuadrarlo en alguno de los 4 apartados anteriores.

Esto significa, entre otras cosas, que reflexiones, artículos de interés, manifiestos, comunicados, etc (no vinculados a preparar y/o añadir un punto concreto en el próximo orden del día) no se reenvían por muy estimulantes que puedan parecer.

Correo saliente

Es decir, los mails que enviamos desde esta comcom por iniciativa propia o de la asamblea.

1- Eventos de la asamblea

Esto es lo más fácil, simplemente tenemos que diseñar nuestro mail según esta guía de estilo y recordar las siguientes recomendaciones:

a) No mandar el mail más de 6 días antes del evento: Queremos que sea difícil de olvidar (que no de tiempo a ello) y que sea fácil de recordar (que se pueda pensar en clave de “es el próximo lunes”, “es el próximo martes”, etc).

b) Mandarlo a los destinatarios de manera escalonada y ajustada al alcance del evento:

se lo mandamos a la gente de la asamblea, es decir a la lista info-15M
¿pretendemos que venga gente de otros barrios? ¿hay aforo? ¿es de interés general?
- ¡Qué venga gente de todo Madrid! Entonces se lo mandamos a la lista apm-com
- No nos pasemos, basta con los barrios vecinos. Entonces lo mandamos al grupo ap-centro
¿pretendemos tener eco mediático? ¿que vengan algún periodista? Si es así se lo mandamos al grupo df-medios

Este orden es importante ya que cuantos más destinatarios tenga un mail mas probabilidades hay de que sea catalogado como spam, así que primero hacemos lo indispensable y más seguro (las listas de correo) y luego lo demás.

2- Difundir otro tipo de contenidos de la asamblea.

Ejemplos:

El orden del día y el material para prepararlo (borradores, propuestas, documentación…)
La formación e inicio de un nuevo grupo de trabajo
El relanzamiento de un grupo de trabajo (vuelta de vacaciones, nueva fase de trabajo, etc)
Una quedada para, por ejemplo, ir a una mani o para hacer una pegada de carteles
El aplazamiento o modifica de alguna cita previamente difundida
Pedir voluntarios para alguna tarea concreta
etc.

Igual que el apartado anterior ajustaremos los destinatarios al contenido y las necesidades. No solo queremos enviar el mínimo numero de mails si no también que nuestros destinatarios habituales reciban de nosotros el mínimo número de mails.

Por ejemplo, si pedimos por info-15M voluntarios para recoger el periódico, cuando alguien se ofrezca no enviaremos otro mail a info-15M diciendo que ya no hace falta gente si no que responderemos individualizadamente a aquellos que se ofrezcan después de la primera persona. Y si tras esto a la primera persona le surge un imprevisto y no puede ir, no volveremos a pedir voluntarios vía info-15M si no que contactaremos individualmente con los otros voluntarios que se ofrecieron antes.

Concluyendo

Para llevar el correo se necesita el sigilo de un ninja, el honor de un samurai, la destreza de un cirujano, la paciencia de un santo… No, es broma, mientras seamos suficientes como para repartirnos las tareas y que el correo no se quede abandonado más de dos o tres días seguidos es suficiente.

Además, para minimizar el número de correos enviados nos apoyamos en este manual de buenas prácticas que nos ayudará a hacernos entender a la primera (te puede interesar incluso para tu uso personal). Y para facilitar la gestión y organización del correo entrante usamos una serie de etiquetas, filtros, etc que automatizan parte del trabajo.

En serio, no te asustes, si decides unirte a la comisión de comunicación verás como es mucho más fácil de lo que parece 🙂

Nota: cuando estés dentro del correo consulta este manual con los detalles técnicos para sacarle partido a las etiquetas, filtros y demás cachivaches anteriormente mencionados.